◆開発の理由

勤めています訪問介護の会社はクラウドタイプのKシステムを使って請求業務をしていました。26年10月から月額費用が6倍に跳ね上がるので、これでは理不尽 ということで、フリーのソフトを探しました。良さそうなものが無かったので請求ソフトをExcelで作成してしまいました。元々以前の職種ではExcelは常時使っていましたので、Excelの帳票を集めて各シートに配置して、データをかき集めて出力できれば何とかなるのでは?という「簡単な思いつき」から出発しました。そこで各帳票を管理するシートをベースとした処理フローに準じたプログラム作成をしています。

◆Excelを使うメリット

Excelのよいところは中身がすべて見えるとです。データベース設計も不必要です。少人数で対応する事業所なら1ファイルで100人くらいまでなら十分に使えると考えています。

関数で対応できるところは基本的に関数を利用しています。バッチ処理が必要なところをVBAで対応しました。バッチ処理の流れは、各利用者の請求情報を集めて、別表を作成し、一覧表に集約し、CSVシートに国保連送付形式のデータ一覧表として書き込みします。データベースをわざわざ使う必要がなく、データ、処理フローの見える化ができるところが非常に気に入っています。つまりデータベースを利用する場合は入力から出力まですべてのことを理解してからしか、設計できません。

しかし、Excelの場合は判かる範囲からデータを作成し、アウトプットで足りないものが出ればすぐさま追加すればよいので素人には非常に扱い易いソフトです。更に、インターネットには関数・VBAの様々な情報があふれていますので、それを見ればほとんどのことが解決できます。VBAは「エクセルでお仕事」というサイトで主に勉強させていただきました。そのサイトのから一部流用もさせていただいております。この場を借りてお礼申し上げます。

データベースを利用してすべての処理をしようとすると、データベースの設計が大変で、変更の度に改造工数が非常にかかります。その意味でもExcelは非常に便利なツールです。

また介護業界のデータ量は一般企業と比べれば大した量でなく、ほとんど月次処理ができれば良いものばかり(請求が月単位でしかない)です。請求以外の書類はほとんど記録目的だけですので,連続したデータ処理を考える必要はないと思います。市販のソフトでは請求機能だけでは金額とれないので、単なる記録する目的だけ の帳票を多数サポートして金額アップしているのが、現状ではないでしょうか?
また複数の人数で使う場合はオンラインストレージを使って共有すればよいと思います。

その他、シフト表、給与計算等、Excelで連携して使えばほとんどのシステムがExcelで運用できます。(当事業所はすべてExcelで対応して、手動入力することを極力減らしています)

◆開発で苦労したこと

Excelを使う経験年数は相当ありましたが、CSVを使うことはほとんど無かった状態でした。特に請求用CSVの作成では、何から始めたらよいのか判らない状況でした。

そこで、WAMネットでCSVの仕様書を手に入れて調べ始めました。これはプログラマーでないものでは理解は難しく、どうしたらよいかと悩んだ次第です。使っていた某システムにCSVアウトの機能があることを発見してそれを参考に作成を始めること にしました。CSVはExcelでも開けるので、それを参考にすればよいと思っていましたが、ExcelではCSVの生の姿が見えないことが判り、テキストエディターを使って中身を参照し、仕様書と見比べる日々が続きました。請求のCSVは多分ホスト系の仕様に近く、出力する行単位で項目数も変わることがやっとわかりました。

2つのファイルを比較するのも大変な作業でしたが、フリーソフトで2ファイル比べるソフトを手に入れてから比較のスピードがアップし、効率があがりました。結局基本的なこと「CSVとは」ということが理解できていなかったことが、大きなネックになっていたことが作成してから判った次第です。

今回は私の事業所では簡単な請求内容しかありませんでしたので、必要な項目は限られていました。他の事業所ではもっと色々な場合の請求(たとえば月途中で介護度が変わった場合等)あると思いますが、自分の事業所でそのケースがないので作成はできていません。

現在は要支援の利用者はいないので、市町村への請求実績はありませんが。一応機能は作成しております。色々なケースに対応するにはまだまだプログラム作成が必要だと思います。それで、すべてに対応するフリーソフトも存在していないかもしれません。
使う人の能力限定機能限定使い方限定なら現在のファイルでも十分使えると考えています。これで3年以上請求は問題なくできています。

このファイルをベースにバージョンアップしていただければ、無料で便利な請求ソフトが拡がるではと期待をしています。同時に使う方が請求内容を理解するレベルも上がるのではと思っています。賛同される方のご協力をお願いする次第です。